Che cos’è un Fattura Elettronica?
La Fattura Elettronica è una fattura emessa in formato XML definito a termini di legge. Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti:
- deve garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. Queste caratteristiche sono previste dalla firma digitale da parte di chi emette la fattura elettronica.
- deve dichiarare anche il codice del destinatario della fattura
- deve essere al Sistema di Interscambio, che la smista alla PA o al destinatario
- ogni singola fattura elettronica deve essere firmata dal soggetto che la emette con un certificato di firma qualificata
- se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture al suo interno si.
Cosa è un file XML? Come lo leggo?
Un file XML è un file nel formato digitale con cui devono essere emesse le Fatture Elettroniche. E’ da inviare al Sistema di Interscambio e comprende tutti i dati relativi alla fattura. Viene generabile in automatico dai nostri software a fronte di una normale emissione della fattura.
Io rientro nella norma? Sono obbligato a emettere Fatture Elettroniche?
Si, l’obbligo riguarderà tutte le imprese e i professionisti a partire dal 1 gennaio 2019. Emettere e ricevere Fatture Elettroniche sarà condizione necessaria per poter registrare le fatture in contabilità e detrarre l’IVA per le fatture ricevute.
Posso mandare un PDF, come ho fatto fino ad oggi?
No. Le Fatture Elettroniche dovranno essere obbligatoriamente emesse in formato XML per essere conformi alla normativa. Qualsiasi altra modalità di invio o formato non sarà accettata, le fatture non saranno registrate, né pagate. Facoltativamente l’emittente potrà comunque mandare un PDF. Ma questo solo per ragioni di comodità e relazione con il soggetto passivo, non ai fini di quanto previsto dalla norma.
Posso mandare una Fattura Elettronica con la mia email PEC?
È consentito utilizzare la propria PEC per inviare una Fattura Elettronica al Sistema Di Interscambio, purché la Fattura Inviata sia in formato XML e questa sia firmata digitalmente. In generale, a causa del tempo richiesto da questo processo, per volumi di fatture che superano poche fatture al mese conviene dotarsi del modulo Fatturazione Elettronica disponibile per tutti i nostri software gestionali, in modo da poter gestire il flusso di fatture in via del tutto automatica.
Cosa prevede l’obbligo?
L’obbligo prevede l’utilizzo della Fatturazione Elettronica per tutte le imprese e i professionisti e per tutte le fatture emesse e ricevute nei confronti di altre imprese e professionisti, di privati o della PA.
Quali sono le scadenze?
Le scadenze per adeguarsi alla normativa sono il 1 gennaio 2019 per tutte le imprese e i professionisti. La scadenza è anticipata al 1 luglio 2018 per chi fa parte della filiera dei carburanti e per i sub-appaltatori della PA.
Chi sarà coinvolto?
Dal 1 gennaio 2019 saranno coinvolte tutte le imprese e i professionisti che emettono fatture in tutta Italia.
Quindi riceverò anche Fatture Elettroniche?
Si, poiché l’obbligo riguarda tutti riceverai Fatture Elettroniche dai tuoi fornitori. Le Fatture Elettroniche ricevute verranno automaticamente caricate se si dispone di un software gestionale Dylog-Buffetti.
Come carico una Fattura Elettronica ricevuta?
Il caricamento di una Fattura Elettronica ricevuta da un fornitore potrà continuare a essere caricata con le modalità tradizionali. La registrazione può essere anche automatizzata con apposite funzionalità presenti nei software gestionali Dylog-Buffetti.
Come faccio se ricevo da un mio fornitore una Fattura NON Elettronica?
Dopo la scadenza del 01 gennaio 2019, quindi a fronte della definitiva entrata in vigore dell’obbligo di Fatturazione Elettronica, il fornitore non potrà più emettere fatture analogiche. Ne consegue che in quel caso lei dovrà respingerla e richiedere una fattura in formato elettronico.
Cosa devo fare per emettere Fatture Elettroniche?
L’emissione di Fatture Elettroniche è molto semplice: è un’opzione già prevista dai nostri software in fase di emissione della fattura. L’invio al Sistema Di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate sarà del tutto automatico. Per poter utilizzare il servizio di Fatturazione Elettronica, il proprio software deve disporre del modulo Fatturazione Elettronica, eventualmente da acquistare prima del 1 gennaio 2019. Il nostro servizio commerciale è a disposizione per informazioni su costi e tempi d’installazione delle soluzioni.
Come faccio a emettere una Fattura Elettronica a un mio cliente se è un privato?
Se il ricevente è un privato, il processo non cambia. La Fattura Elettronica deve essere comunque inserita nel software e transitare per il Sistema Di Interscambio. Si potrà decidere, se lo si desidera o se il cliente lo richiede, di stampare/consegnare contestualmente anche una fattura fisica al cliente.
Come faccio a trasmettere una Fattura Elettronica al Sistema Di Interscambio / Agenzia delle Entrate?
Se si dispone di un nostro software gestionale comprendente, l’invio avviene in maniera del tutto automatica. Se si dispone della soluzione QuiFattura di Buffetti, il file XML (automaticamente generato) deve essere allegato a una email PEC e inviato al Sistema Di Interscambio. Altrimenti è necessario dotarsi del modulo Fatturazione Elettronica o di QuiFattura prima del 1 gennaio 2019. Il nostro servizio commerciale è a disposizione per informazioni su costi e tempi d’installazione delle soluzioni.
Sono già in grado di emettere e ricevere Fatture Elettroniche?
Se il proprio software gestionale comprende il modulo Fatturazione Elettronica, o se si dispone della soluzione QuiFattura di Buffetti, la risposta è sì. In caso contrario, è necessario dotarsi di una delle due soluzioni. Il nostro servizio commerciale è a disposizione per informazioni su costi e tempi d’installazione delle soluzioni.
Quali sono i prodotti già conformi alla Fatturazione Elettronica?
Le tre suite gestionali del gruppo Dylog-Buffetti, OpenManager, Fast e eBridge permettono già di emettere e ricevere fatture elettroniche. I software QuiFattura, Wings e Manager consentono di emettere fatture in file XML, pronte per essere inviate allo SDI.
Come funziona per le Fatture Elettroniche emesse per l’estero (operazioni trans-frontaliere)?
Per la fatturazione elettronica per l’estero, che riguarda le cosiddette operazioni trans-frontaliere, non c’è l’obbligo di Fatturazione Elettronica. Le due soluzioni in questo caso sono:
- mandare comunque la Fattura Elettronica al Sistema Di Interscambio tramite i nostri software gestionali o email PEC, e poi al cliente estero nel formato che si preferisce (es. PDF)
- inserire la fattura emessa nell’Elenco Fatture Emesse e Ricevute
Come funziona per le Fatture Elettroniche ricevute dall’estero (operazioni trans-frontaliere)?
Per le fatture emesse da un fornitore estero, il fornitore non ha l’obbligo di emettere la Fattura Elettronica. La fattura di acquisto passiva potrà essere registrata in contabilità regolarmente dal cliente Italiano. Il cliente dovrà contestualmente emettere un’autofattura e inviarla al Sistema Di Interscambio.
Se emetto già Fatture Elettroniche verso la PA, devo fare qualcos’altro?
Se si emettono già Fatture Elettroniche verso la PA, il proprio software gestionale è già predisposto anche per la Fatturazione Elettronica verso le imprese. Pertanto non è necessaria nessuna modifica per poter inviare Fatture Elettroniche verso altri clienti. Se non già attivi, a questa funzionalità può aggiungere i servizi di intermediazione che consentono di operare in modo più fluido e efficiente, tenendo sotto controllo anche le fatture passive.
Come faccio a sapere se una fattura è stata approvata dal Sistema Di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate?
Il Sistema Di Interscambio, entro un termine di 5 giorni, provvederà a inviare una notifica che confermerà l’approvazione della Fattura Elettronica. In caso di mancata notifica in questo termine, la notifica sarà da considerarsi approvata. In caso di eventuali inesattezze o mancanze nella Fattura Elettronica, il mittente viene avvisato della mancata approvazione.
Quale è il ruolo del mio commercialista nella fatturazione elettronica?
Il rapporto con il proprio commercialista, se la tua impresa sarà in grado di emettere Fatture Elettroniche autonomamente, non cambierà. In alternativa, il proprio commercialista potrebbe diventare intermediario con il Sistema Di Interscambio se è un soggetto accreditato. Per maggiori informazioni, chiedi al tuo commercialista.
Cosa è un intermediario?
È un soggetto accreditato che può assolvere il ruolo di invio delle fatture attive e alla ricezione delle fatture passive nel formato accettato dal Sistema Di Interscambio. Provvede senza ulteriori oneri anche alla archiviazione sostitutiva del documento. Il gruppo Dylog-Buffetti offre questo tipo di servizio al fine di agevolare i clienti per l’emissione e ricezione delle Fatturazione Elettronica.
Posso avvalermi di un intermediario per l’invio della Fattura Elettronica?
La norma offre questa possibilità. Gli accordi tra le parti devono essere regolate contrattualmente.
Che cos’è la Conservazione Sostitutiva?
È una modalità di archiviazione dei documenti specificatamente normata, che consente di eliminare la conservazione del documento cartaceo a favore di quella esclusivamente elettronica. Ha valenza sia civilistica che tributaria.
Cosa significa che devo firmare digitalmente?
Il file XML che contiene la Fattura Elettronica deve essere firmato digitalmente, chi emette la fattura deve cioè garantirne il contenuto in quanto si tratta di un documento ufficiale. Se si dispone di un intermediario, come il gruppo Dylog-Buffetti, questa mansione può essere delegata.
Posso NON fare la Conservazione sostitutiva?
No. La conservazione non è opzionale, ma è previsto obbligatoriamente dalla norma.
Come faccio a sapere quale è il codice IPA?
Nel caso di Fatturazione Elettronica verso la PA, gli Uffici destinatari di fatturazione elettronica di una Amministrazione Pubblica possono essere individuati sull’IPA cercando l’Amministrazione di interesse mediante una delle modalità di ricerca messe a disposizione dal sito http://www.indicepa.it
Posso inviare lotti di fatture o devo procedere con l’invio di singole fatture?
È possibile procedere in entrambi i modi. Ogni singola fattura elettronica deve però essere firmata dal soggetto che la emette con firma qualificata. Se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture devono esserlo.
Posso utilizzare dei servizi messi a disposizione dell’amministrazione dello stato?
Si. Normativamente è previsto che sia messa a disposizione una modalità di accesso per inserimenti puntuali. In relazione ai volumi di fatture emesse può essere importante dotarsi di una soluzione informatica che ne consenta l’invio in forma automatica.
Che cosa è il SDI (Sistema di interscambio)?
Il Sistema di Interscambio (SdI) è un sistema digitale dell’Agenzia delle Entrate in grado di:
- ricevere le fatture elettroniche;
- effettuare i controlli sui file ricevuti;
- verificare l’integrità del documento informatico, ovvero che non abbia subito delle modifiche successivamente all’ apposizione della firma digitale;
- verificare l’autenticità del certificato di firma digitale, questa verifica ha l’obiettivo di verificare che il certificato fosse valido al momento dell’apposizione della firma;
- verificare la correttezza dei dati inseriti nelle fatture.
Nello specifico ci si riferisce ai seguenti controlli: verifica codice identificativo del destinatario e di tutte quelle informazioni indispensabili al recapito della fattura, la validità della Partita Iva, la validità del codice fiscale, verifica inoltre che la stessa fattura non sia stata già trasmessa. Lo SDI valida inoltre i flussi delle fatture, inoltra le stesse alle amministrazioni pubbliche destinatarie, notifica l’esito di invio/ricezione agli utenti attraverso ricevute/notifiche, garantisce il servizio di accreditamento al sistema, invia alla Ragioneria Generale dello Stato i flussi per il monitoraggio della spesa pubblica e fornisce assistenza tecnica ai soggetti che interagiscono con lo SDI.
